Πώς να γράψετε σωστά το μήνυμα «Εκτός γραφείου» πριν φύγετε διακοπές
Μήνυμα «Εκτός γραφείου» πριν τις διακοπές: Τι πρέπει να γράψετε για να φύγετε πραγματικά ήσυχοι
Οι διακοπές υποτίθεται ότι είναι η περίοδος κατά την οποία αφήνουμε για λίγο στην άκρη τις επαγγελματικές υποχρεώσεις και δίνουμε χρόνο στον εαυτό μας να ξεκουραστεί. Στην πράξη, όμως, για πολλούς εργαζομένους η αποσύνδεση από τη δουλειά δεν είναι τόσο εύκολη.
Ένα email μπορεί να έρθει οποιαδήποτε στιγμή, ένας συνεργάτης μπορεί να χρειάζεται μια πληροφορία και ένας πελάτης μπορεί να περιμένει απάντηση χωρίς να γνωρίζει ότι ο άνθρωπος με τον οποίο επικοινωνεί βρίσκεται σε άδεια.
Εδώ έρχεται το μήνυμα «Εκτός γραφείου», γνωστό και ως out of office ή automatic reply.
Πρόκειται για ένα μικρό μήνυμα που μπορεί να φαίνεται ασήμαντο, όμως στην πραγματικότητα αποτελεί ένα χρήσιμο επαγγελματικό εργαλείο. Ενημερώνει αυτόματα όποιον επικοινωνεί μαζί σας ότι δεν είστε διαθέσιμοι και, εφόσον το επιλέξετε, του δείχνει πότε αναμένεται να επιστρέψετε ή με ποιον μπορεί να επικοινωνήσει σε περίπτωση επείγοντος ζητήματος. Η λειτουργία υπάρχει τόσο στο Outlook όσο και σε άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες email.
Το σημαντικό, ωστόσο, δεν είναι απλώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση. Είναι να γράψετε το σωστό μήνυμα.
Γιατί είναι σημαντικό να ενεργοποιήσετε το «Εκτός γραφείου»
Ας υποθέσουμε ότι ένας συνεργάτης σάς στέλνει ένα email ενώ εσείς βρίσκεστε ήδη στο πλοίο, στο αεροπλάνο ή στην παραλία.
Αν δεν υπάρχει αυτόματη απάντηση, ο αποστολέας δεν έχει τρόπο να γνωρίζει αν:
- δεν έχετε δει ακόμη το email,
- αντιμετωπίζετε κάποιο τεχνικό πρόβλημα,
- καθυστερείτε να απαντήσετε,
- ή απλώς βρίσκεστε σε άδεια.
Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δεύτερα και τρίτα email, τηλεφωνήματα ή μηνύματα σε άλλες πλατφόρμες.
Ένα σύντομο και ξεκάθαρο μήνυμα λύνει αμέσως αυτή την αβεβαιότητα.
Ο παραλήπτης γνωρίζει ότι απουσιάζετε, ξέρει πότε περίπου επιστρέφετε και, αν υπάρχει σχετική οδηγία, μπορεί να απευθυνθεί σε κάποιον άλλο για επείγοντα θέματα.
Παράλληλα, το μήνυμα λειτουργεί και ως επαγγελματικό όριο. Δείχνετε ότι κατά τη διάρκεια της άδειάς σας δεν είναι δεδομένο ότι θα παρακολουθείτε συνεχώς τα εισερχόμενά σας.
Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε πού θα πάτε
Ένα συχνό λάθος είναι να μετατρέπεται το επαγγελματικό auto-reply σε μικρή αφήγηση για τις διακοπές.
Δεν χρειάζεται να γράψετε ότι θα βρίσκεστε σε κάποιο συγκεκριμένο νησί, ότι θα ταξιδέψετε στο εξωτερικό ή ότι σκοπεύετε να περάσετε τις ημέρες σας στην παραλία.
Ακόμη και αν είστε ενθουσιασμένοι για τις διακοπές σας, το επαγγελματικό μήνυμα χρειάζεται να παραμείνει συγκεκριμένο.
Το βασικό είναι να ενημερώσετε:
πότε απουσιάζετε, πότε επιστρέφετε και τι πρέπει να κάνει ο άλλος αν χρειάζεται άμεση βοήθεια.
Δεν είναι απαραίτητο να εξηγήσετε τον προσωπικό λόγο της απουσίας σας.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει
Ένα καλό μήνυμα «Εκτός γραφείου» μπορεί να είναι πολύ σύντομο.
Συνήθως αρκούν τέσσερα βασικά στοιχεία:
1. Ένας σύντομος χαιρετισμός
Ξεκινήστε ευγενικά.
Για παράδειγμα:
«Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας.»
Δεν χρειάζεται κάτι πιο περίπλοκο.
2. Οι ημερομηνίες απουσίας
Αναφέρετε ξεκάθαρα το διάστημα κατά το οποίο δεν θα είστε διαθέσιμοι.
Ακόμη καλύτερα, αναφέρετε και την ημερομηνία επιστροφής, ώστε ο αποστολέας να γνωρίζει πότε μπορεί να περιμένει επικοινωνία.
3. Τι θα συμβεί με τα emails
Εδώ χρειάζεται ειλικρίνεια.
Αν σκοπεύετε να ελέγχετε περιστασιακά το email, μπορείτε να το αναφέρετε.
Αν όμως θέλετε πραγματικά να αποσυνδεθείτε από τη δουλειά, είναι προτιμότερο να το δηλώσετε καθαρά.
Για παράδειγμα:
«Κατά τη διάρκεια της άδειάς μου δεν θα έχω πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.»
Έτσι ο αποστολέας δεν θα περιμένει απάντηση μέσα στις επόμενες ώρες.
4. Εναλλακτική επαφή
Εάν υπάρχει συνάδελφος που μπορεί να αναλάβει επείγοντα θέματα, μπορείτε να προσθέσετε το όνομά του και τα στοιχεία επικοινωνίας του.
Φυσικά, πριν συμπεριλάβετε προσωπικό τηλέφωνο ή άλλη πληροφορία τρίτου προσώπου, θα πρέπει να έχετε την άδειά του. Η ίδια αρχή επισημαίνεται και στην αρχική πηγή.
Το σημαντικότερο: βάλτε όρια
Το μήνυμα «Εκτός γραφείου» δεν είναι μόνο μια τεχνική λειτουργία.
Μπορεί να αποτελέσει έναν πολύ απλό τρόπο για να επικοινωνήσετε ότι η άδειά σας είναι πραγματικά άδεια.
Τα τελευταία χρόνια, η δυνατότητα να εργαζόμαστε από σχεδόν οποιοδήποτε σημείο έχει κάνει πιο δυσδιάκριτα τα όρια ανάμεσα στην επαγγελματική και την προσωπική ζωή.
Ένα laptop, ένα smartphone και μια σύνδεση στο διαδίκτυο αρκούν για να συνεχίσει κάποιος να ασχολείται με τη δουλειά ακόμη και όταν βρίσκεται εκατοντάδες χιλιόμετρα μακριά από το γραφείο.
Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι πρέπει να είμαστε διαθέσιμοι όλο το εικοσιτετράωρο.
Αν έχετε αποφασίσει ότι θέλετε να αποσυνδεθείτε, είναι καλύτερο το μήνυμά σας να το κάνει σαφές.
Για παράδειγμα:
«Κατά τη διάρκεια της άδειάς μου δεν θα παρακολουθώ το email μου. Θα απαντήσω στα μηνύματά σας μετά την επιστροφή μου.»
Έτσι δημιουργείται μια ξεκάθαρη προσδοκία.
Δεν χρειάζεται να υποσχεθείτε ότι θα απαντήσετε αμέσως μετά την επιστροφή
Μια ακόμη λεπτομέρεια που αξίζει προσοχή είναι η φράση:
«Θα απαντήσω την πρώτη ημέρα που θα επιστρέψω.»
Ακούγεται ευγενική, αλλά μπορεί να δημιουργήσει μια περιττή πίεση.
Αν κατά τη διάρκεια των διακοπών συγκεντρωθούν δεκάδες ή εκατοντάδες emails, δεν είναι πάντα ρεαλιστικό να απαντήσετε σε όλα μέσα σε λίγες ώρες.
Μια πιο ασφαλής διατύπωση είναι:
«Θα απαντήσω στο μήνυμά σας το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή μου.»
Με αυτόν τον τρόπο δεν δεσμεύεστε για συγκεκριμένο χρόνο.
Άλλωστε, το νόημα της άδειας είναι να απομακρυνθείτε για λίγο από τον επαγγελματικό ρυθμό και όχι να δημιουργήσετε μια νέα λίστα υποχρεώσεων.
Τι να αποφύγετε στο μήνυμα
Όσο σημαντικό είναι να ξέρετε τι να συμπεριλάβετε, άλλο τόσο σημαντικό είναι να γνωρίζετε τι πρέπει να αφήσετε έξω.
Υπερβολικά πολλές πληροφορίες
Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε το πρόγραμμα των διακοπών σας.
Ασαφείς ημερομηνίες
Αποφύγετε εκφράσεις όπως:
«Θα λείψω για λίγο.»
Είναι προτιμότερο να γράψετε συγκεκριμένες ημερομηνίες.
Υποσχέσεις που δεν μπορείτε να τηρήσετε
Αν λέτε ότι δεν θα ελέγχετε τα email, μην γράφετε ταυτόχρονα ότι θα απαντάτε σε επείγοντα μηνύματα.
Ορθογραφικά λάθη
Το αυτόματο μήνυμα είναι μέρος της επαγγελματικής σας επικοινωνίας. Ένα λάθος μπορεί να δημιουργήσει κακή εντύπωση, ειδικά όταν πρόκειται για επικοινωνία με πελάτες ή συνεργάτες.
Υπερβολικά χαλαρό ύφος
Ένα emoji μπορεί να ταιριάζει σε ένα συγκεκριμένο εργασιακό περιβάλλον, αλλά όχι απαραίτητα σε όλα.
Το ύφος πρέπει να εξαρτάται από την εταιρική κουλτούρα και τους ανθρώπους στους οποίους απευθύνεστε.
Τρία έτοιμα παραδείγματα για διαφορετικές περιπτώσεις
Επαγγελματικό και ουδέτερο
Θέμα: Εκτός γραφείου
Καλησπέρα σας,
Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Θα βρίσκομαι εκτός γραφείου από τις [ημερομηνία] έως τις [ημερομηνία] και κατά τη διάρκεια αυτού του διαστήματος δεν θα έχω πρόσβαση στο email μου.
Για επείγοντα ζητήματα μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον/την [όνομα] στο [email/τηλέφωνο].
Θα επανέλθω στο μήνυμά σας το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή μου.
Με εκτίμηση,
[Όνομα]
Πιο φιλικό
Γεια σας!
Ευχαριστώ πολύ για το μήνυμά σας. Αυτές τις ημέρες βρίσκομαι σε άδεια και θα επιστρέψω στο γραφείο στις [ημερομηνία].
Αν προκύψει κάτι επείγον, μπορείτε να απευθυνθείτε στον/στην [όνομα] στο [email].
Για όλα τα υπόλοιπα, θα απαντήσω μόλις επιστρέψω και μπορέσω να ελέγξω τα μηνύματά μου.
Να είστε καλά!
Για πλήρη αποσύνδεση
Σας ευχαριστώ για το email σας.
Θα βρίσκομαι σε άδεια από τις [ημερομηνία] έως τις [ημερομηνία] και δεν θα παρακολουθώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Για θέματα που δεν μπορούν να περιμένουν, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον/την [όνομα] στο [στοιχεία επικοινωνίας].
Θα επανέλθω στο μήνυμά σας μετά την επιστροφή μου.
Καλό καλοκαίρι!
Πριν κλείσετε τον υπολογιστή, κάντε και έναν τελευταίο έλεγχο
Το auto-reply είναι μόνο ένα κομμάτι της προετοιμασίας πριν από τις διακοπές.
Αν θέλετε πραγματικά να φύγετε χωρίς να σκέφτεστε συνεχώς τη δουλειά, αξίζει να ελέγξετε και μερικά ακόμη πράγματα.
Ενημερώστε εγκαίρως τους ανθρώπους με τους οποίους συνεργάζεστε για την απουσία σας. Αν έχετε ανοιχτές εργασίες, ξεκαθαρίστε ποιος θα τις αναλάβει. Φροντίστε επίσης να γνωρίζουν οι βασικοί συνεργάτες πότε θα είστε διαθέσιμοι ξανά.
Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το μήνυμα «Εκτός γραφείου» και κάντε μια δοκιμή στέλνοντας ένα email στον εαυτό σας.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε ότι:
- οι ημερομηνίες είναι σωστές,
- το κείμενο εμφανίζεται σωστά,
- τα στοιχεία επικοινωνίας είναι σωστά,
- και το μήνυμα ενεργοποιείται για το σωστό χρονικό διάστημα.
Σε υπηρεσίες όπως το Outlook, οι αυτόματες απαντήσεις μπορούν να προγραμματιστούν για συγκεκριμένο διάστημα, ώστε να ενεργοποιούνται και να απενεργοποιούνται χωρίς να χρειάζεται να το κάνετε χειροκίνητα.
Οι διακοπές χρειάζονται και ψηφιακή αποσύνδεση
Ένα σωστό μήνυμα «Εκτός γραφείου» μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να ενημερώσει έναν αποστολέα.
Μπορεί να λειτουργήσει ως μια μικρή υπενθύμιση ότι η δουλειά σταματά προσωρινά και ότι η προσωπική ζωή χρειάζεται επίσης χώρο.
Δεν είναι απαραίτητο να ανοίγουμε το email κάθε λίγες ώρες για να ελέγξουμε αν προέκυψε κάτι.
Εάν υπάρχει οργανωμένη διαδικασία στην εταιρεία και έχουν ενημερωθεί οι κατάλληλοι άνθρωποι, πολλά ζητήματα μπορούν να περιμένουν μέχρι την επιστροφή.
Και αν υπάρχει πραγματικά επείγον θέμα, ένα καλά σχεδιασμένο μήνυμα μπορεί να κατευθύνει τον αποστολέα στον σωστό άνθρωπο.
Το ζητούμενο δεν είναι να εξαφανιστείτε από τον επαγγελματικό κόσμο χωρίς ενημέρωση. Είναι να ενημερώσετε σωστά τους άλλους ώστε να μπορείτε και εσείς να αποσυνδεθείτε πραγματικά.
Συμπέρασμα
Το μήνυμα «Εκτός γραφείου» μπορεί να αποτελείται από λίγες μόνο γραμμές, όμως η σωστή διατύπωσή του έχει σημασία.
Ένα καλό auto-reply πρέπει να είναι σαφές, σύντομο, ευγενικό και ειλικρινές. Οι ημερομηνίες απουσίας, η ημερομηνία επιστροφής, η διαθεσιμότητα μέσω email και ένας εναλλακτικός άνθρωπος επικοινωνίας, όταν χρειάζεται, είναι συνήθως αρκετά για να καλύψουν τις βασικές ανάγκες.
Το σημαντικότερο είναι να μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να παραμένετε συνδεδεμένοι με τη δουλειά σε όλη τη διάρκεια των διακοπών.
Αφού ενημερώσετε σωστά τους ανθρώπους γύρω σας, κλείστε τον υπολογιστή, ενεργοποιήστε την αυτόματη απάντηση και αφήστε λίγο χώρο για πραγματική ξεκούραση.
Οι επαγγελματικές υποχρεώσεις θα σας περιμένουν όταν επιστρέψετε.
